Carnet d’entretien copropriété : le guide et le modèle ! – Jaqe

Qu’est-ce qu’exactement un carnet d’entretien copropriété ?

Le carnet d’entretien est un document crucial pour la gestion d’une copropriété, contenant tous les renseignements relatifs aux travaux et à la maintenance effectués dans le bâtiment.

• Il est obligatoire,
• Il doit être régulièrement mis à jour par le syndic, conformément à l’article 18 de la réglementation du 10 juillet 1965.

Les syndics, qu’ils soient professionnels ou non, doivent travailler ensemble pour établir le carnet d’entretien. Y compris dans le cas de copropriétés comprenant plusieurs bâtiments.

Si des syndicats secondaires sont présents, un guide d’entretien doit être créé pour chacun d’entre eux.

« Indépendamment des pouvoirs qui lui sont conférés par d’autres dispositions de la présente réglementation ou par une délibération spéciale de l’assemblée générale, le syndic est chargé, dans les conditions qui seront éventuellement définies par le décret prévu à l’article 47 ci-dessous : d’établir et de tenir à jour et à disposition des copropriétaires un carnet d’entretien de l’immeuble conformément à un contenu défini par décret » – Article 18, arrêté du 10 juillet 1965

À quoi sert le carnet d’entretien copropriété ?

C’est un outil crucial pour les copropriétaires pour plusieurs raisons :

• Il sert de preuve en cas de conflits sur le montant des aménagements ou de litiges liés à l’entretien de la résidence.
• Il peut être utilisé comme outil de supervision pour aider le syndic dans ses prises de décision. Mais aussi dans la planification des futurs ouvrages de conservation de l’immeuble.
• Il fournit des informations précieuses aux nouveaux acquéreurs, notamment sur les entretiens effectués, ceux qui sont prévus ainsi que leurs coûts.

De quoi est composé un carnet d’entretien copropriété ?

Obligations :

Le contenu de celui-ci est défini par la loi SRU, plus précisément par l’arrêté du 30 mai 2001. Selon celui-ci, le guide d’entretien doit contenir les composants suivantes :

• L’adresse de la résidence concernée ;
• Le nom du syndic actuel ;
• Les index des contrats d’assurances de la résidence souscrits par le syndicat, avec la date limite de chaque contrat ;
• Les références des assurances dommages-ouvrages souscrites pour le syndicat, dont l’assurance est en cours de validité ;
• L’année de réalisation des réparations importantes, telles qu’un ravalement de façade, une réfection de toiture, le remplacement de l’ascenseur, etc. ;
• Ainsi que l’identité des entreprises ayant effectué ces réparations ;
• Les références des contrats d’entretien et de préservation des installations communes ;
• Ainsi que la date d’échéance des contrats.

Si le diagnostic technique global a été réalisé :

• La liste des travaux jugés nécessaires à la conservation de la résidence, en précisant les équipements ou éléments du bâtiment concernés par ces ouvrages ;
• Ainsi que l’échéancier recommandé.

S’il existe :

• L’échéancier du programme pluriannuel de travaux voté par l’assemblée générale des copropriétaires.

Pour cela, un vote portant sur les éléments à ajouter doit avoir lieu en assemblée générale, à la majorité simple. Il peut s’agir de renseignements relatifs à la construction de la résidence ou à d’autres diagnostics techniques globaux.

Qu’est-ce que le syndic de copropriété ?

Le syndic est chargé de l’administration et de la gestion des finances de la copropriété en tant que représentant légal des propriétaires.

Le rôle du syndic est crucial dans plusieurs situations clés de la vie d’un immeuble, lors de gros travaux, tels que :

• Un ravalement de façade ;
• La rénovation des parties communes comme la cage d’escaliers ;
• Lors de la prise de décisions importantes pour la résidence.

Le syndic doit ouvrir un compte bancaire séparé pour encaisser les sommes versées par les membres.

Qu’est-ce qu’une copropriété ?

Une copropriété est une forme de propriété où plusieurs personnes possèdent un bien immobilier commun, généralement un immeuble, et partagent les coûts et responsabilités associés à sa gestion et son entretien.

Chaque propriétaire dispose d’un droit de propriété exclusif sur son propre lot, qui peut être :

• Un appartement ;
• Un local commercial ;
• Un garage ;

Ainsi que d’une quote-part de propriété sur les parties communes, telles que :

• Les couloirs ;
• L’ascenseur ;
• Le jardin ;
• Le toit.

Les propriétaires d’une copropriété sont régis par une réglementation qui encadre leur relation et définit les règles de fonctionnement de la copropriété.

Les décisions importantes concernant l’organisation de la copropriété sont prises lors des assemblées générales. Chaque propriétaire dispose d’un droit de vote en fonction de sa quote-part de propriété.

La copropriété implique donc une certaine forme de vie en communauté, où les propriétaires doivent se mettre d’accord sur :

• Les décisions importantes ;
• S’engager à respecter les règles ;
• Les obligations communes.

La copropriété peut être une solution avantageuse pour les propriétaires qui souhaitent acquérir un bien immobilier sans avoir à supporter la totalité des coûts d’entretien et d’organisation.

Mais elle peut aussi entraîner des tensions ou des conflits si les propriétaires ne sont pas en mesure de collaborer efficacement.

Comment faire pour le consulter ?

Qui peut le regarder ?

Les copropriétaires peuvent consulter le guide des réparations quand ils le souhaitent :

• En envoyant une lettre simple au syndic ;
• En payant les frais liés à la demande, qui sont librement fixés par le syndic et doivent figurer sur le contrat.

De plus, tout acheteur potentiel a le droit d’étudier le carnet de supervision afin d’être informé de tous les renseignements concernant la copropriété. Dans ce cas, le propriétaire ou le syndic doit fournir le journal à l’acquéreur.

Le carnet d’entretien des copropriétés est donc un rapport central pour les acteurs internes comme externes de la copropriété.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de lettre à rédiger à l’intendant :

Où le trouver ?

• Soit par demande au syndic ;
• Soit sur l’extranet de la copropriété s’il est un professionnel ;
• Depuis la loi Alur, le carnet d’entretien doit être annexé à la promesse de vente et à l’acte de transaction pour faciliter l’accès aux renseignements relatifs à la copropriété pour les futurs acquéreurs.

Quelles sont les conséquences pour ne pas l’avoir mis à jour ? ⛔️

Les syndics sont directement responsables en cas :

• D’absence ;
• De mauvaise tenue du carnet d’entretien.

Pouvant entraîner : la révocation de son mandat.

De plus, sa responsabilité contractuelle ou délictuelle peut être engagée, entraînant des dommages et intérêts à verser.

C’est un rapport crucial pour la bonne gestion d’une résidence et est également essentiel lors de la vente d’un bien immobilier, que ce soit :

• Un appartement ;
• La copropriété dans son ensemble.

« Le syndic de copropriété doit être impartial, transparent et compétent pour assurer une gestion efficace de la copropriété. Il est celui qui sait trouver un équilibre entre les intérêts des copropriétaires et les nécessités de la gestion de l’immeuble. » – Philippe Martinez, Secrétaire général de la Confédération générale du travail